Rechnungen und Unternehmen

Die auf einer Rechnung angegebene Gläubiger-Identifikationsnummer identifiziert das rechnungsstellende Unternehmen als SEPA-Lastschrift-Zahlungsempfänger. Sie allein berechtigt nicht zum Lastschrifteinzug – dafür ist zusätzlich ein gültiges Mandat erforderlich.

Für regelmäßig wiederkehrende Zahlungen per SEPA-Lastschrift benötigen Unternehmen ein gültiges Mandat sowie eine eigene Gläubiger-Identifikationsnummer. Eine einmal validierte IBAN bleibt dabei nicht automatisch dauerhaft korrekt.

Wird eine IBAN in AGB oder Verträgen als Zahlungsdaten genannt, sollte sie formal geprüft und im vorgegebenen Format ohne zusätzliche Zeichen angegeben werden. Rechtliche Formvorgaben für Verträge selbst sind davon unabhängig und hier nicht behandelt.

IBAN und BIC identifizieren ein Konto beziehungsweise das kontoführende Institut – nicht die auf einer Rechnung genannte Unternehmensbezeichnung. Eine formal korrekte IBAN ist kein Nachweis, dass sie tatsächlich dem genannten Unternehmen gehört.

Für die formale IBAN-Validierung in eigener Software steht mit ISO 13616 und dem Modulo-97-Verfahren ein offener, dokumentierter Standard zur Verfügung. Eine solche Prüfung bestätigt weiterhin nur die formale Gültigkeit, keine Kontoexistenz.

Kunden aus unterschiedlichen Ländern nutzen unterschiedlich lange und aufgebaute IBAN-Formate. Für die Praxis genügt Unternehmen eine formale Validierung nach dem jeweiligen Länderformat – eine Aussage zur SEPA-Teilnahme des Kundenlandes ist davon unabhängig zu prüfen.

Ob und in welcher Form eine IBAN als Rechnungsangabe erforderlich ist, richtet sich nach steuer- und handelsrechtlichen Vorgaben, die dieser Ratgeber nicht abschließend aufzählt. Üblich ist die Angabe zur Zahlungsabwicklung, unabhängig von einer eigenständigen steuerrechtlichen Pflichtangabe.

Die formale IBAN-Struktur ist bei Geschäfts- und Privatkonten identisch – Länge, Aufbau und Prüfziffernverfahren unterscheiden sich nicht nach Kontoart. Ob ein Konto geschäftlich oder privat geführt wird, lässt sich aus der IBAN selbst nicht ablesen.

Der EPC-QR-Code kodiert die zur Auslösung einer SEPA-Überweisung nötigen Kernangaben – unter anderem IBAN, Empfängername und Betrag – nach einem einheitlichen, vom EPC festgelegten Standard, zum bequemen Einscannen per Banking-App.